Good Practices

Pentingnya Perencanaan Perguliran

Oleh : Chusnul Chuluk / FK Ngoro, #3/26-9-2013

Masih ingatkah anda pada salah satu motto dari UPK Kecamatan Ngoro, yaitu ; “Perguliran Terus, Tunggakan NO !”, ya motto tersebut sebenarnya tidak asal saja dibuat. Motto itu sesungguhnya didasari pada hal-hal atau kebiasaan-kebiasaan baik yang memang harus dipertahankan, bahkan harus lebih kreatif menciptakan terobosan-terobosan baru yang mendukung terciptanya sistem pengelolaan perguliran SPP menjadi lebih baik.

Kalau kita amati bersama, sebenarnya ada hal baik yang dipertahannkan bahkan menjadi sebuah tradisi, yaitu ; UPK Kecamatan Ngoro selalu merencanakan Kegiatan Perguliran dengan baik, ini terbukti dengan munculnya apa yang mereka sebut dengan “Prediksi Angsuran dan Perguliran SPP”. Prediksi ini dibuat sebagai perencanaan perguliran pada bulan berjalan, dengan memperhatikan hal-hal sebagai berikut :

1. Hasil Akhir / Rekomendasi / Keputusan Rapat Pendanaan oleh Tim Pendanaan, yang memutuskan kelompok yang terdanai dan nominal pendanaan per kelompok yang disetujui.
2. Daftar Tunggu Kelompok terdanai yang telah diputuskan pada rapat pendanaan bulan lalu tapi belum realisasi pergulirannya karena dana yang tersedia di UPK tidak mencukupi.

Dengan memperhatikan dua hal tersebut, maka perencanaan dibuat atau yang biasa mereka sebut sebagai Prediksi disusun dalam setiap awal bulan. Adapun ada 4 manfaat dari sebuah “Prediksi” ini adalah :

1.      Sebagai alat kontrol seorang Kasir dalam menerima angsuran kelompok, baik nominal angsuran pokok dan jasanya, maupun tanggal jatuh tempo di masing-masing kelompok.

2.      Sebagai alat kontrol bagi seorang Bagian Pinjaman, terhadap kemampuan Saldo Kas SPP sehingga kapan harus merealisasikan Perguliran ke masing-masing kelompok yang sudah diputuskan di Rapat Pendanaan.

3.      Sebagai alat kontrol  bagi seorang Bagian Keuangan, terhadap saldo Kas SPP / idle di setiap akhir bulan, yang memang sangat tidak dianjurkan bagi UPK untuk memperbesar idle money yang besar tanpa ada alas an yang diperbolehkan oleh Program.

4.      Sebagai salah satu alat kontrol kinerja UPK dalam pengelolaan kegiatan Perguliran SPP.

Demikian hal baik yang tidak ada salahnya, bisa dicontoh bagi UPK-UPK yang lain, agar perencanaan kegiatan dana bergulir semakin baik. Sebuah perencanaan yang baik, pasti akan menghasilkan sebuah pelaksanaan kegiatan yang baik pula. Akhirnya NO Penyelewengan, NO Tunggakkan ! (chuluk-fk ngoro)

 

 ------ oo)(oo ------

 
Reward, masih perlu kah ?

Oleh : Chusnul Chuluk / FK Ngoro, #2/1-8-2013

Reward adalah sebuah penghargaan atas prestasi seseorang, lembaga atau sekempulan beberapa orang yang mewakili sebuah komunitas atau organisasi, baik skala kecil maupun dalam skala yang lebih besar. Reward juga bisa menjadi alat ukur atas prestasi, juga bisa sebagai pemicu/stimulus sebuah semangat kerja, baik kerja secara professional atau kerja secara sukarela.

            Tidak terkecuali, di Kecamatan Ngoro dalam kaitannya dengan kegiatan PNPM-Mandiri Perdesaan. Sebagai contoh, dalam pengelolaan Papan Informasi (PI) PNPM-Mandiri Perdesaan di masing-masing desa. Perlu diketahui, bahwa di saat-saat  akhir perjalanan Program ini, tidak sedikit Kader Pemberdayaan Masyarakat Desa (KPMD) yang semangatnya semakin “kendor”, mungkin karena sudah jenuh dengan rutinitas tahapan program atau bisa jadi selama ini tidak pernah ada reward yang diberikan.

            Sehubungan dengan hal tersebut, untuk memacu semangat juang teman-teman KPMD dalam pengelolaan PI, maka di Unit Pengelola Kegiatan (UPK) Kecamatan Ngoro telah disepakati  akan diberikan reward bagi pengelolaan PI yang baik dan ter-update. Bagai tanah kering yang diguyur air hujan, rencana pemberian reward tersebut disambut dengan antusias oleh para Kader dalam “menghidupkan” lagi keberadaan PI yang selama ini semakin tidak terurus oleh mereka. Tidak hanya sekedar menghidupkan kembali PI, tapi dengan pemberian reward juga bisa memunculkan kembali swadaya masyarakat untuk pengadaan PI yang selama ini sudah dalam kondisi tidak terawat dan rusak.

            Rencana pemberian reward pengelolaan PI ini akan diberikan setiap tiga bulan sekali bagi yang pengelolaan PI terbaik. Katagori terbaik adalah  bagi yang pengelolaan PI yang, antara ;ain ; ter-update secara periodik, keberagaman informasi yang ditampilkan, dan keindahan tata letaknya. Dari mulai disosialisasikan rencana tersebut, terhitung belum ada 1 bulan, di akhir bulan Juli 2013 ini, sudah ada dua PI PNPM-MPd. desa yang  telah dikelola dengan baik. Semoga yang lain segera menyusul, dan diucapkan selamat bagi para KPMD bersaing dalam merebutkan rewardnya. (chuluk-fk, 1/8/13)

------ oo)(oo ------
 

Tunggakkan NO !

 Oleh : Chusnul Chuluk / FK Ngoro, #1/13-3-2013

            Unit Pengelola Kegiatan (UPK) Kecamatan Ngoro Kabupaten Jombang, per April 2013 ini memiliki asset productif Rp. 3.426.143.000,- dengan jumlah kelompok 195 kelompok Simpan Pinjam Perempuan (SPP). Sekilas kalau kita melongok ke “dapur” UPK Kecamatan Ngoro terkesan biasa-biasa saja, keadaan kantor yang sederhana dengan di “huni”oleh 1 orang Ketua/Manager, 2 orang Bagian Keuangan dan Bagian Pinjaman, 1 orang Kasir/Staf Bagian Keuangan serta 2 orang Pendamping Lokal (PL), tetapi dengan k
eterbatasan sarana prasarana yang ada UPK Kecamatan Ngoro bertekat bahkan sudah menjadi mottonya, yakni “Perguliran Terus, Tunggakkan NO !”. Rupanya motto itu tidak hanya sekedar motto atau selogan kosong belaka, tapi itu semua dibuktikannya dengan serius. Buktinya di UPK Kecamatan Ngoro sejak berdiri tahun 2007 sampai per April 2013 ini kondisi Kolektibilitasnya mencapai NOL sehingga Rasio Cadangan Penghapusannya tidak beranjak dari titik 1%.

            Prestasi tersebut tentu saja dibarengi dengan 5 strategi yang terus menerus dijalankan dengan konsisten, antara lain :

1. Penjadwalan Mekanisme Perguliran yang baik.

Perguliran di UPK Kecamatan Ngoro dijadwal dengan baik, yang diawali dengan penerapan jadwal ; minggu 1 – 3 adalah periode pengajuan proposal SPP dari kelompok, minggu 2 – 4 adalah periode verifikasi kelompok oleh TV Perguliran, minggu ke-5 Rapat Tim Pendanaan, sehingga pada akhir bulan sudah bisa diumumkan Jadwal Perguliran SPP ke Kelompok beserta review rangking kelompok daftar tunggu.

2. Pembatasan Waktu Perguliran.

Perguliran di yang dikelola di UPK Kecamatan Ngoro dibatasi hanya pada minggu ke-1 sampai minggu ke-4. Sehingga pada minggu terakhir pada setiap bulan sudah tidak ada lagi kegiatan Perguliran SPP ke Kelompok. Ini dimaksudkan agar mengurangi jatuh tempo angsuran pada tanggal-tanggal akhir pada setiap bulannya. Strategi ini juga berdampak untuk memperkecil idle maney pada akhir bulan.

3. Kasir dengan daftar prediksi angsuran kelompok per tanggal jatuh tempo.

Kasir / Staf Keuangan yang salah satu tugasnya adalah menerima anggusan dari Kelompok, diberikan daftar angsuran kelompok per tanggal jatuh tempo, sehingga bila ada kelompok yang telat bayar mudah sekali diidentifikasi dalam setiap harinya. 

4. Jemput Bola.

Strategi selanjutnya adalah ”Jemput Bola”. Apabila ada laporan dari kasir ada kelompok yang telat bayar, maka langka pertama diingatkanlah kelompok tersebut via telphon agar segera mengangsur karena sudah telat jatuh temponya.

Kemudian bila ternyata ditunggu sampai 2 hari tidak juga mengangsur, maka UPK segera ”menyerbu” ke lokasi/kediaman ketua kelompok untuk menagih secara langsung kewajiban angsuran yang seharusnya dibayarkan ke UPK.

5. Membangun Komunikasi dan Hubungan baik dengan Pelaku Desa.

Strategi terakhir ini sangat penting dalam rangka pengendalian kegiatan SPP di kelompok-kelompok yang ada di 13 desa se kecamatan Ngoro. Bahkan bisa dibilang strategi ini adalah strategi kunci karena dengan komunikasi dan hubungan baik diantara pelaku desa terutama kepada Kepala Desa, maka semua komponen pelaku desa ikut bertanggungjawab dan ikut menjaga sistem yang sudah dibangun dan disepakati terhadap keberhasilan pelaksanaan kegiatan  SPP di desa masing-masing. (Ch. Chuluk / FK Ngoro)

------ oo)(oo ------